Trong khoảng 10 năm trở lại đây, khái niệm tổ chức Event đã không còn quá xa lạ đối với người dân hay các doanh nghiệp ở nước ta. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ tổ chức Event là gì và càng không biết cách để tổ chức thành công một Event. Trong bài viết này, D&T Media sẽ giúp bạn hiểu hơn về công việc tổ chức Event, cùng với đó là bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện.

Tổ chức Event là gì?

Tổ chức event hay tổ chức sự kiện là một công việc đang rất phát triển ở Việt Nam trong vài năm trở lại đây. Tổ chức Event chính là việc lên kế hoạch, thiết kế, kiểm soát và thực hiện tất cả các công việc cho một sự kiện quan trọng nào đó. Mục đích cuối cùng là để sự kiện diễn ra tốt đẹp, tạo cảm giác thoải mái cho người đến dự và đạt được mục tiêu cần truyền tải đến mọi người.

Hiện nay, sự kiện sẽ liên quan đến nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, ví dụ như: Sự kiện văn hoá giáo dục, sự kiện âm nhạc, sự kiện giới thiệu quảng bá thương hiệu, thể thao,…kể cả ma chay, cưới hỏi.

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức event đóng vai trò như một công cụ quan trọng, là một phần của marketing, giúp các doanh nghiệp tiếp thị, quảng bá sản phẩm, thương hiệu đến với khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán hàng của họ.

Bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Để tổ chức event thành công thì cần đến rất nhiều yếu tố, đặc kiệt là kinh nghiệm và con người. Dưới đây là các yếu tố cần thiết để tổ chức được một sự kiện thành công.

• Lựa chọn chủ đề mới lạ, thu hút được mọi người

Trong lĩnh vực tổ chức event, chủ đề được xem là yếu tố cốt lõi giúp thu hút được mọi người. Do đó, các bạn phải dành nhiều thời gian để lên ý tưởng, lựa chọn chủ đề phù hợp, mới lạ và phân định loại hình của sự kiện đó. 

Dựa trên chủ đề cốt lõi, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo thông qua hình ảnh, logo, slogan,…và xây dựng được kịch bản xuyên xuất cho một sự kiện.

• Xác định khoảnh khắc chính, khoảnh khắc ấn tượng trong sự kiện

Một sự kiện cần phải có điểm nhấn chính và mục đích cụ thể. Ngay từ khi lên kịch bản, thì các bạn cần phải xác định được khoảnh khắc ấn tượng, vì đấy sẽ là linh hồn của sự kiện. 

Nếu sự kiện quá dàn trải mà không có các điểm nhấn sẽ không thể tạo được ấn tượng đối với người tham dự. Tuy nhiên, nếu event có quá nhiều điểm nhấn sẽ khiến cho chương trình bị rối và cũng không gây được ấn tượng mạnh đối với mọi người.

• Chú ý đến thiết kế không gian và chọn màu sắc chủ đạo

Tuỳ vào từng sự kiện khác nhau, các bạn cần phải lựa chọn được tông màu chủ đạo, sau đó mới tập trung vào phần thiết kế. Màu sắc chủ đạo và phong cách thiết kế phải làm nổi bật được mục đích của sự kiện, gây ấn tượng với mọi người tham dự.

Bên cạnh đó, các bạn không nên sử dụng quá nhiều màu sắc để không bị rối mắt. Với các doanh nghiệp, nên sử dụng màu sắc của thương hiệu, để gia tăng khả năng truyền tải thông điệp đến khách hàng.

• Kịch bản hấp dẫn, khoa học

Phần kịch bản sẽ được chia thành 3 phần là kịch bản tổng quát, kịch bản MC và kịch âm thanh ánh sáng.

Kịch bản tổng quát: Kịch bản tổng quát là lựa thời gian, địa điểm và các hoạt động sẽ được diễn ra,.Trong đó, mỗi hoạt động sẽ có timeline cho từng nội dung cụ thể.

Kịch bản MC: Kịch bản MC Là yếu tố rất quan trọng nên cần được trau chuốt từng câu, từng chữ và nội dung của kịch bản phải hay thể hiện cái hồn của sự kiện. Bên cạnh đó, MC cũng phải là người có kinh nghiệm, truyền tải và dẫn dắt chương trình tốt mới tạo được thiện cảm từ mọi người.

Kịch bản âm thanh, ánh sáng: Hiệu ứng sân khấu, âm thanh và hình ảnh sẽ tác động trực tiếp vào giác quan và cảm xúc của mọi người. Vì vậy, các bạn cũng phải chú ý, để phối hợp hài hòa, chuyên nghiệp nhất có thể.

Ngoài 4 yếu tố cơ bản nhất ở trên, để tổ chức event thành công tốt đẹp thì các bạn phải xác định được mục tiêu của sự kiện ngay từ đầu, dự trù kinh phí, lên danh sách các hạng mục trong sự kiện, chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất,…và nên có kế hoạch truyền thông cho sự kiện.

Trên đây là các yếu tố cơ bản nhất để tổ chức event được thành công tốt đẹp. Trên thực tế, nếu chưa có kinh nghiệm sẽ rất khó để thực hiện công việc này và thường bị rối loạn trong quá trình thực hiện. Tốt nhất, khi muốn tổ chức sự kiện thì các bạn nên sử dụng dịch vụ tổ chức event trọn gói từ các đơn vị uy tín như D&T Media. Như vậy bạn sẽ đỡ tốn công sức mà hiệu quả chương trình luôn được đảm bảo.